Tietosuojaseloste
TIETOSUOJASELOSTE
KANTA-ASIAKASREKISTERI
Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU)2016/679
Laatimispäivä 7.1.2019
REKISTERINPITÄJÄ
Laitilan 1. apteekki (Y-tunnus 2905577-7)
Keskuskatu 11
23800 Laitila
puh. 02-856 518
YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Apteekkari Saara Heininen
- 02-856 518
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Laitilan Ykkösapteekin kanta-asiakkaat ovat täyttäneet paperisen kanta-asiakastietolomakkeen tai liittyneet kanta-asiakkaiksi Minun apteekkini – sovelluksen kautta. Kanta-asiakkaaksi liittyessään asiakas ilmoittaa saako hänelle lähettää mainoksia sähköpostitse.
Kanta-asiakasrekisterin avulla Laitilan Ykkösapteekki ylläpitää, hoitaa ja kehittää asiakassuhteita. Rekisteriä käytetään asiakasviestintään, kohdennettuun suoramarkkinointiin, tiedottamiseen ja yhteydenottoihin.
Kanta-asiakasrekisterin avulla seuraamme ostokertymiä, joiden perusteella kanta-asiakkaat saavat kanta-asiakassopimuksen mukaisesti alennuksia.
REKISTERIIN TALLETUT TIEDOT
- Etu- ja sukunimi
- Henkilötunnus
- Postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
- Ostohistoria 24 kk ajalta. Halutessaan asiakas voi rajata tietojen tallentamisen 13 kk ajaksi.
- Asiakkaan ilmoittamat lääkeaineallergia, yliherkkyydet tms. tiedot
- Muut samassa taloudessa asuvat kanta-asiakkaat
- Asiakkaan ostokertymä ja alennusetu
- Ostohistoria
- Tekniset tiedot koskien ohjelman ja sovelluksen käyttöä
SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Asiakkaan apteekille toimittama kanta-asiakassopimus ja ostosten yhteydessä kertyvä ostohistoria. Ostohistoria saadaan Laitilan Ykkösapteekin apteekkijärjestelmästä. Minun apteekkini – sovelluksen kautta keräämme asiakkaan sovellukseen ilmoittamat tiedot.
TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO
Laitilan Ykkösapteekin kanta-asiakasjärjestelmään tallennetut tiedot ovat luottamuksellisia. Rekisteritietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle markkinointi- tai muihin tarkoituksiin. Voimme käyttää alihankkijoita kanta-asiakasrekisterin hoitamiseen ja markkinointiin. Kanta-asiakassovellusta hallinnoi alihankkijamme Morelex Oy. Laitilan Ykkösapteekki on tehnyt tietojenkäsittelyä koskevan sopimuksen alihankkijan kanssa. Viimekädessä vastuu kanta-asiakkaiden henkilötiedoista on Laitilan Ykkösapteekilla.
Laitilan Ykkösapteekin kanta-asiakasrekisterin tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n ulkopuolelle.
TIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Laitilan Ykkösapteekki säilyttää kanta-asiakkaiden ostotietoja enintään 24 kuukauden ajan ostotapahtumasta. Mikäli kanta-asiakas haluaa, tiedot säilytetään 13 kuukauden ajan.
Kanta-asiakkaan tiedot poistetaan rekisteristä, kun asiakassuhde ja siihen liittyvät molemminpuoliset velvoitteet ovat päättyneet.
REKISTERIN SUOJAUS
- Manuaalinen aineisto
Manuaalisesti kerätyt ja käsiteltävät kanta-asiakkaiden tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.
- ATK:lla olevat tiedot
Kanta-asiakkaiden henkilötietojen käsittelyyn käytettävät laitteistot on suojattu teknisin ja hallinnollisin keinoin. Rekisterin tiedot on suojattu salasanoin, käyttöoikeustasoin ja roolein. Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Alihankkijalle tiedot toimitetaan lähettämällä ne salatussa muodossa.
OIKEUS TARKASTAA HENKILÖTIEDOT
Kanta-asiakkaalla on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Hän voi vaatia virheellisten tietojen korjaamista ja puutteellisten täydentämistä. Tarkastuspyynnöt on tehtävä henkilökohtaisesti apteekissa tai kirjallisesti allekirjoitetulla asiakirjalla. Pyyntö osoitetaan apteekkarille tai tietosuojavaltuutetulle. Asiakkaan henkilöllisyys varmistetaan tarkastuspyyntöä tehtäessä ja tietoja luovutettaessa. Pyyntöihin vastataan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.
HENKILÖTIETOJEN OIKAISEMINEN, RAJOITTAMINEN JA POISTAMINEN
Kanta-asiakkaalla on oikeus vaatia kanta-asiakasrekisterissä olevien väärien tietojen korjaamista. Oikaisupyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla. Oikaisupyyntö osoitetaan apteekkarille tai tietosuojavastaavalle.
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oikaistava, poistettava tai täydennettävä virheellinen, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Kanta-asiakkaalla on milloin tahansa oikeus pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista, sekä peruuttaa liittymislomakkeella tai muualla antamansa suostumukset henkilötietojen käsittelyyn. Poistaminen voi johtaa kanta-asiakkaan etuuksien päättymiseen.
Kanta-asiakkaalla on oikeus kieltää henkilötietojen käyttö suoramarkkinointi- ja profilointitarkoituksiin (ostohistorian ja asiakkaan omien mieltymysten perusteella kohdennettu mainonta).
OIKEUS SIIRTÄÄ TIEDOT JÄRJESTELMÄSTÄ TOISEEN
Kanta-asiakkaalla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus pyytää tietojensa siirtämistä toisen tahon pitämään järjestelmään, mikäli se on teknisesti mahdollista.
Mikäli siirto on teknisesti mahdotonta, kanta-asiakas saa tarkastusoikeuden perusteella apteekista häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän voi halutessaan toimittaa edelleen toiselle rekisterinpitäjälle.
OIKEUS VALITTAA VALVONTAVIRANOMAISELLE
Kanta-asiakkaalla on oikeus tehdä kantelu henkilötietojensa epäasiallisesta käsittelystä. Valitukset osoitetaan toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Yhteystiedot ovat: Tietosuojavirasto, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi.